Retningslinjer

Arrangøren har ansvar for at Arendalsukas kriterier for deltakelse følges.

Når flere samarbeider

Den som melder på arrangementet har ansvar for å gjøre alle medarrangørene oppmerksom på reglene som gjelder. Dette gjelder også for dere som har arrangement på en båt i havna.

Samtykke til personopplysninger

Den som melder på arrangementet må sikre samtykke for de personopplysningene som oppgis i påmeldingen.

Praktisk gjennomføring

Arrangøren har ansvar for den praktiske gjennomføringen av arrangementet - innholdet, deltakere, markedsføring og økonomi.

Sikkerhet under arrangementet

Alle arrangører har ansvar for sikkerheten på sine arrangementer. Det inkluderer å sette seg inn i hvor mange mennesker som er tillatt i lokalet. Arrangøren skal informere deltakere og besøkende om hvor nødutganger, brannsluknings- og førstehjelpsutstyr er. 

Arrangører som har behov for ekstra vakthold må sørge for dette selv, og informere Arendalsuka om hvilket selskap de bruker. 

Tittelen skal ikke inneholde navnet til arrangøren, arrangørstedet eller navnet på et produkt.

Tittelen og beskrivelse skal ikke nevne alkohol eller ord som oppfordrer til å drikke alkohol, f.eks. vorspiel, pub, vin og lignende.

I beskrivelsen av arrangementet må samfunnstemaet stå i fokus. Innholdet skal ikke kunne oppfattes som reklame for et spesielt produkt eller en virksomhet.

Du kan endre arrangementet ditt etter at det er godkjent. Hvis endringene er så store at vi anser det som et nytt arrangement, vil endringene bli avvist. Arrangementet må da registreres på nytt. Har fristen for gratis påmelding utløpt, påløper ordinær påmeldingsavgift.

Tittelen og beskrivelsen skal ikke reklamere med utdeling av gaver eller premier.

Vi ønsker at alle titler skal vises på lik måte og tillater derfor ikke STORE BOKSTAVER i tittelen.

Arendalsukas hovedprogram har noen faste arrangementet hvert år. Dette er for eksempel «Partilederdebatten», «Ungdomspartilederdebatten» og «offisiell åpning». For å unngå misforståelser ønsker vi ikke at andre arrangementer bruker samme eller tilnærmet samme tittel.

Alle arrangementer skal være åpne for alle. Vi godkjenner ikke arrangementer som kun er for egne medlemmer eller kunder. Det er heller ikke lov å sette for eksempel 18-års aldersgrense for et arrangement.

Ingen arrangementer skal ha billetter og det er ikke anledning til å ha påmelding eller registrering av deltakere til arrangementer. Det gjelder et unntak for arrangementer som har barn og unge som målgruppe, der det er anledning til å ha påmelding av skoleklasser eller andre grupper. 

Maksimal tillatt størrelse

Det er mange om plassen på Arendalsuka. For å sikre at alle arrangører får lik mulighet til å synes, har vi satt regler for størrelse på plakater, bannere, skjermer o.l. Vi har derfor som hovedregel at maksimal størrelse på profilelementer skal være totalt 2 kvadratmeter. 

På arrangementssteder (bygninger og store arrangementstelt) og store arrangementsbåter i ytre havn er grensen imidlertid totalt 6 kvadratmeter, og skal ikke virke forstyrrende for andre deltakere i nærheten.

Profilelementer som inngår som en naturlig del av husvegger eller teltvegger kan være noe større, men vi ber dere som ønsker dette om ta kontakt med Arendalsuka for å avklare mulighetene.

Utdeling av brosjyrer og liknende

Det er lov å dele ut brosjyrer, pamfletter og annet materiell på arrangementsstedet, men det er ikke anledning til å gå rundt i bysentrum å dele dette ut. Vi oppfordrer imidlertid alle til å tenke på miljøet og begrense bruken av brosjyrer og lignende.

Det er ikke tillatt å ha lyd som forstyrrer andres arrangementer eller aktiviteter.

Lydforsterket tale skal ha et lydnivå som kun høres på arrangementsstedets/båtens område.

På arrangementer i uteområder og båter i havna betyr dette at det ikke er anledning til å bruke lydforsterket musikk. Eventuell lydforsterking i forbindelse med konsert må avklares med Arendalsuka i god tid før uke 33.

 

Det er den som melder på en stand som er ansvarlig for at alle som betjener standen kjenner og følger kriteriene og retningslinjene. Spesielt vil dette gjelde dere som har flere ulike organisasjoner som deler på standen.

Alle stands skal være betjent i hele åpningstiden for standsgatene. Det er ikke anledning til å holde standen åpen kortere eller lengre enn de oppgitte tidene: 

• Mandag kl. 14:00 - 18:00
• Tirsdag kl. 11:00 - 17:00
• Onsdag kl. 11:00 - 17:00
• Torsdag kl. 11:00 - 17:00
• Fredag kl. 09:00 - 14:00

Fremleie av standen er ikke lov.

Areal og plassering

En standplass er 3x3 meter (evt. 3x6 for dobbelt plass) på fast angitt sted. Det er ikke tillatt å flytte standen eller utvide den. Bruk av plass utenfor tildelt område til aktiviteter eller liknende må avklares med Arendalsuka.

Salg og verving

Salg av produkter, tjenester, mat, drikke eller innsamling av penger er ikke lov på stands. Det samme gjelder aktiv medlemsverving, men om folk henvender seg til standen og ønsker å bli medlem er dette selvsagt ok.

Det er tett mellom standsplassene under Arendalsuka. For å sikre at alle stands får lik mulighet til å synes, har vi satt regler for størrelse på plakater, bannere, skjermer og lignende. Det er kun tillatt med én banner eller tilsvarende per stand, med en maksimal størrelse på 1x2 meter.

Utdeling av brosjyrer og annet materiell

Det er lov å dele ut brosjyrer, pamfletter og annet materiell på standen, men det er ikke anledning til å gå rundt i bysentrum å dele dette ut. Vi oppfordrer imidlertid til å tenke på miljøet og begrense bruken av brosjyrer og lignende.

Det ikke er tillatt å ha lyd som forstyrrer andre. For stands betyr dette at det ikke er lov å bruke lydforsterket tale/musikk på standen.

Det er heller ikke lov å ha aktiviteter som på annen måte forstyrrer nabostandene eller hindrer ferdselen i standsgata.

Opprigging

Rigging av stands må skje på åpningsdagen - mandag mellom kl. 09:00 og 14:00.

NB: Alle biler må være ute av området innen kl. 13.00 - fra dette tidspunktet er gatene fysisk stengt for all biltrafikk. Dere kan fortsette å rigge standen ferdig fram til åpningen kl. 14.00. 

Nedrigging 

Når dere rigger ned standplassen etter stenging fredag klokka 14.00, er det et krav et dere tar med dere alt av materiell, telt og møbler dere har brukt og sorterer alt avfall i våre miljøstasjoner. 

Vi åpner ikke for innkjøring i standsgatene før klokka 14.

Lokalet må ligge i Arendal sentrum. 

Arendalsukas festivalområde i Google Maps

Unntak gjøres kun i særskilte tilfeller etter avtale med Arendalsuka.

Både eiere, utleiere, leietakere/brukere av arrangementslokaler må gjøre seg kjent med sine forpliktelser etter forskrift om brannforebygging (lovdata.no) og må sette seg inn i dette ansvaret. Kapittel 2 beskriver eierens ansvar og plikter, mens kapittel 3 tar for seg brukerens plikter.

Oppgitt pris skal reflektere den faktiske kostnaden per arrangement. Vi krever full åpenhet om prisnivået.

Prisen du registrerer skal gjelde per «arrangementsbolk» (inntil én time arrangement + tid til opp- og nedrigg).

Dersom du leier ut på ukes- eller dagsbasis, regner du om dette til en cirkapris per arrangement før du registrerer. Ta utgangspunkt i åtte arrangementer per dag.

Pris skal kun settes til kr 0,- dersom lokalet faktisk lånes ut gratis, eller kun skal brukes til egne, interne arrangementer uten leiekostnad. Dette gjelder også lokaler som er fullbooket allerede før registrering.

Gi nøyaktige opplysninger om tilgjengelighet. Leietakere er avhengige av å vite om lokalet passer for mennesker med nedsatt funksjonsevne. I registreringsskjemaet oppgir du blant annet om lokalet har rullestoladkomst og HC-toalett.

Bruk stedets, bygningens eller båtens originalnavn. Alle arrangementssteder skal registreres med sitt egentlige navn. Hvis det er et lokale uten navn, brukes gateadressen.

Det er ikke tillatt å registrere midlertidige «konsept-navn» (f.eks. navnet på byrået som leier huset) i programmet. Dette gjelder både for selve arrgangementsstedet og lokalene på stedet.

Arrangementstelt skal ha navn som gjenspeiler tematikken som debatteres i teltet, med mindre annet er avtalt.

Vi ønsker at alle som deltar i Arendalsuka skal ha lik mulighet til å synes og høres. Derfor gjelder følgende regler for profilering på arrangementssteder:

Kun den som har arrangementet får profilere seg på fasader og båter. Det vil si at mellomledd (som event-, konsulent- eller kommunikasjonsbyråer eller andre) ikke har anledning til å markedsføre seg på bygg, båter, telt eller i gatene.

Bygninger, telt og båter kan ha totalt inntil 6 m² profileringselementer.

All profilering utover dette må forhåndsgodkjennes av Arendalsuka.

For å sikre at alle deltakere får lik mulighet til å synes, har vi satt regler for størrelse på plakater, bannere, skjermer og lignende.

På båter i indre havn/Pollen er det en maks størrelse på 2 kvadratmeter totalt.

For store arrangementsbåter i ytre havn gjelder det en maks størrelse på 6 kvadratmeter totalt.

Vi minner om at profileringen ikke skal virke forstyrrende for andre deltakere i nærheten. Tusen takk for at dere viser hensyn og følger disse reglene.

Det er ikke tillatt å ha lyd som forstyrrer andre. På båter i havna betyr dette at det ikke er tillatt å bruke lydforsterket musikk på dekk. Lydforsterket tale skal ha et lydnivå som kun høres på båtens område. Med andre ord, ikke forstyr naboen.

Det gis ikke anledning til å sette fram installasjoner, lagre utstyr eller bruke kaiareal/brygge på en måte som kan være til hinder for ferdsel eller til sjenanse for publikum. Nødvendig utstyr slik som strømkabler og landgang er selvsagt tillat. Ved ønske om bruk av kaiareal utover det nødvendige, må dette avklares med oss i forkant.

Arrangementer om bord i båter skal meldes inn i Arendalsukas program. Arendalsuka er åpen for alle, og det er derfor ikke tillatt med lukkede minglefester eller lignende om bord på båten.

Det er lov å dele ut brosjyrer, pamfletter og annet materiell på båten, men det er ikke anledning til å gå rundt i bysentrum å dele dette ut. Vi oppfordrer imidlertid til å tenke på miljøet og begrense bruken av brosjyrer og lignende.